Erfolgreicher Start in die Ausbildung

Hier geht es um den Zeitabschnitt zwischen der Unterzeichnung des Ausbildungsvertrages und dem Ende der Probezeit. Diese Phase hat großen Einfluss auf den weiteren Ausbildungsverlauf. Die Werkzeuge helfen neue Azubis strukturiert in den Betrieb hereinzuholen, Erwartungen und Anforderungen klar zu benennen und Wertschätzung auszudrücken. Das Gespräch zur Probezeit rundet den gelungenen Start in die Ausbildung ab.

Checkliste zum Ausbildungsbeginn

Bevor eine Ausbildung beginnt, sind vom Betrieb einige organisatorische Vorbereitungen zu treffen. Hier hilft eine Checkliste, welche den optimalen Start in die Ausbildung unterstützt.

  • Wie?
    Um den Start in die Ausbildung vorzubereiten, sind unterschiedliche Aufgaben zu erledigen. So müssen neue Auszubildende bei der Krankenkasse und Sozialversicherung gemeldet, bei der Berufsschule angemeldet werden oder bei minderjährigen Auszubildenden eine ärztliche Untersuchungsbescheinigung vorliegen. Neben diesen formalen Erfordernissen sind auch interne Aufgaben zu erledigen: das Personal müssen über den Start der neuen Auszubildenden informiert werden, Ausbildungspläne, Einführungsmappe und sonstige Unterlagen müssen erstellt werden.

    Hier bietet es sich an, eine Checkliste zu erstellen. Diese enthält alle wichtigen Arbeitsschritte und Unterlagen, welche für den erfolgreichen Start in die Ausbildung notwendig sind. Dafür werden in einer tabellarischen Übersicht sämtliche Arbeitsaufgaben sowie die dafür verantwortliche Person aufgenommen.

    Vorbereitung verantwortlich Erledigt/Datum
    Anmeldung Krankenkasse

    Betrieblichen Ausbildungsplan erstellen






    Aufwand?
    Um eine Checkliste zum Ausbildungsbeginn zu erstellen, bedarf es nicht viel Aufwand. Das Muster hierzu kann wiederverwendet werden und kann bei Bedarf angepasst werden, zum Beispiel bei veränderten Zuständigkeiten.

    Vorteile:
    Indem eine Checkliste mit allen notwendigen Unterlagen und Arbeitsschritten erstellt wird, vergisst der Betrieb nichts Wichtiges und jeder weiß wofür er/sie zuständig ist. So ist alles erledigt, wenn die neuen Auszubildenden in den Betrieb kommen. Die Checkliste kann auch in abgeänderter Form für die Einstellung von Fachkräften verwendet werden.

    Herausforderungen:
    Keine


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Ausbildungsordner

Der Ausbildungsordner ist ein Sammelordner für Auszubildende, in denen alle ausbildungsrelevanten Dokumente gesammelt werden können.

  • Wie?
    Der Ausbildungsordner kann bereits zu Beginn der Ausbildung als Einführungsmappe mit den wichtigsten Informationen (z. B. Ansprechpartner, Ausbildungsplan) an die Auszubildenden ausgegeben werden. Im Anschluss können diese den Ordner weiterhin benutzen, um ihre Dokumente rund um die Ausbildung zu sammeln. Hierfür kann vorab eine Ordnerstruktur festgelegt werden, welche Ordnung in die Unterlagen bringt. Dies kann in Form von beschrifteten Trennblättern geschehen.
    Die Auszubildenden legen im Laufe ihrer Ausbildung sämtliche Dokumente im Ordner ab. Hierzu zählen zum Beispiel das Berichtsheft, Beurteilungsbögen, Zeugnisse, Versetzungspläne oder Lernpläne zur Prüfungsvorbereitung.
    Der Ordner kann zudem für Gespräche zwischen Ausbildungsleitung und Auszubildende genutzt werden, da er den Verlauf der gesamten Ausbildung dokumentiert.

    Aufwand?
    Die Strukturierung des Ordners muss einmalig festgelegt und Inhalte ausgearbeitet werden. Wird der Ordner zu Beginn der Ausbildung als Einführungsmappe verwendet, muss dieser mit den wichtigsten Informationen rund um die Ausbildung gefüllt sein. Diese Informationen müssen zusammengestellt und laufend aktualisiert werden.

    Vorteile:
    Der Ausbildungsordner ermöglicht es den Auszubildenden und der ausbildenden Fachkraft einen schnellen Überblick über den Stand der Ausbildung zu erhalten, da beispielsweise sämtliche Beurteilungsbögen und Zeugnisse enthalten sind.

    Herausforderungen:
    keine


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Berufsausbildungsbeihilfe

Um die gewünschte Ausbildungsstelle zu bekommen, ist es für junge Menschen unter Umständen notwendig das Elternhaus zu verlassen und umzuziehen. Die so entstehende finanzielle Belastung kann für Auszubildende durch die Berufsausbildungsbeihilfe abgefedert werden.

  • Wie?
    Betriebe können gezielt die Berufsausbildungsbeihilfe nutzen, um den Einzugsbereich für die Suche nach Auszubildenden zu erweitern. Bereits bei Ausbildungsmessen oder auf der Homepage kann auf die Möglichkeit der finanziellen Unterstützung durch die Agentur für Arbeit hingewiesen werden. Auch in Bewerbungsgesprächen können die Bewerber hierauf aufmerksam gemacht werden.
    Die Berufsausbildungsbeihilfe muss durch den/die Auszubildende/n bei der Agentur für Arbeit beantragt werden. Dies geschieht am besten bereits vor Beginn der Ausbildung. Die Höhe richtet sich dann nach der Art der Unterbringung sowie dem Ausbildungsgehalt, welches voll angerechnet wird. Um die voraussichtliche Höhe der Leistung zu berechnen, stellt die Agentur für Arbeit einen Berufsausbildungsbeihilfe-Rechner zur Verfügung (www.babrechner.arbeitsagentur.de).

    Aufwand?
    Für den Betrieb entsteht keinerlei Aufwand, da die Unterstützung ausschließlich von der Agentur für Arbeit getragen wird.

    Vorteile:
    Durch die Berufsausbildungsbeihilfe können auch junge Menschen eine Ausbildung im Betrieb aufnehmen, die unter Umständen diese aus finanziellen Gründen nicht antreten könnten, da sie zu weit entfernt wohnen. Dies erweitert bei der Suche nach Auszubildenden den Suchradius für Betriebe.

    Herausforderungen:
    Da Auszubildende unter Umständen durch den Umzug in ein neues soziales Umfeld kommen, entsteht für den Betrieb eine erhöhte soziale Verantwortung.


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Checkliste zum 1. Arbeitstag

Am ersten Arbeitstag neuer Auszubildender muss der Betrieb an Vieles denken: Einweisung am Arbeitsplatz, den betrieblichen Ausbildungsplan durchgehen oder Sicherheitsregeln erläutern. Um nichts zu vergessen, ist eine Checkliste mit den wichtigsten Informationen und Arbeitsschritten sinnvoll.

  • Wie?
    Für den ersten Arbeitstag bietet es sich an, eine Übersicht in Form einer Checkliste zu erstellen. Diese enthält alle wichtigen Informationen, welche für den erfolgreichen Start in die Ausbildung notwendig sind. Dafür werden in einer tabellarischen Übersicht sämtliche Arbeitsaufgaben und Schritte des 1. Arbeitstags der neuen Auszubildenden sowie die dafür verantwortliche Person aufgenommen. Nachdem etwas erledigt wurde, kann dies abgehakt werden.

    Vorbereitung verantwortlich Erledigt/Datum
    Betriebsrundgang

    Einweisung am Arbeitsplatz




    Aufwand?
    Um eine Checkliste zum 1. Arbeitstag zu erstellen, bedarf es nicht viel Aufwand. Das Muster hierzu kann wiederverwendet werden und kann bei Bedarf angepasst werden, zum Beispiel bei veränderten Zuständigkeiten.

    Vorteile:
    Indem eine Checkliste mit allen notwendigen Unterlagen und Arbeitsschritten erstellt wird, vergisst der Betrieb nichts Wichtiges und jeder weiß wofür er/sie zuständig ist. Zudem kann sie beliebig erweitert und ergänzt werden. Dies erleichtert den neuen Auszubildenden den Start im Betrieb, da sie sämtliche wichtigen Informationen erhalten.

    Herausforderungen:
    Keine


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Willkommensveranstaltung /-tag

Starten mehrere Auszubildende ihre Ausbildung im Betrieb, kann anstatt individueller Einführungsgespräche eine gemeinsame Willkommensveranstaltung durchgeführt werden. So werden die Auszubildenden begrüßt und in das neue Umfeld eingeführt.

  • Wie?
    Eine Willkommensveranstaltung für neue Auszubildende kann individuell gestaltet werden. Eine gute Vorbereitung hierfür ist unabdingbar. Zentrale Ziele sind dabei zumeist das Kennenlernen der Auszubildenden untereinander und mit dem ausbildenden Personal sowie die Weitergabe wichtiger Informationen zum Start der Ausbildung. Durch solch eine Veranstaltung kann ein „sanfter“ Einstieg in die Ausbildung ermöglicht werden.
    Eine Einführungsveranstaltung sollte von der Ausbildungsleitung geführt werden, sodass die Auszubildenden diese Person besser kennenlernen können. Folgende Inhalte und Aktivitäten sind u.a. denkbar:

    • Vorstellung aller wichtigen Ansprechpartner
    • Weitergabe zentraler Informationen, z. B. Sicherheitsbestimmungen oder Rechte und Pflichten von Auszubildenden (idealerweise auch schriftlich, z. B. in Form einer Einführungsmappe)
    • Vorstellungsrunde der Auszubildenden und dem Ausbildungspersonal
    • Betriebsrundgang
    • Gemeinsames Essen

    Aufwand?
    Die Ausbildungsleitung sollte sich ausreichend Zeit für die neuen Auszubildenden nehmen und nicht durch andere Aufgaben abgelenkt werden. Es ist daher sinnvoll, den ganzen Tag zu blocken. Auch die Vorbereitung auf die Veranstaltung sollte nicht zu knapp bemessen sein.

    Vorteile:
    Eine Willkommensveranstaltung erleichtert den Start in die Ausbildung. Die Auszubildenden können sich untereinander kennenlernen und erhalten alle wichtigen Informationen zur Ausbildung. Dies hilft bei der Orientierung in der neuen Umgebung.

    Herausforderungen:
    Die Planung und Durchführung von Willkommensveranstaltungen lohnen sich lediglich, wenn mehrere Auszubildende in die Ausbildung starten.


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Einführungsgespräch

Der 1. Tag in der Ausbildung ist für neue Auszubildende eine große Herausforderung, da sie in eine für sie unbekannte Welt eintauchen. Um erfolgreich in die neue Phase zu starten, ist ein einführendes Gespräch zwischen Ausbildungsleitung und Auszubildenden sehr wichtig.

  • Wie?
    Für das Einführungsgespräch mit neuen Auszubildenden sollte sich die zuständige Ausbildungsleitung am 1. Ausbildungstag ausreichend Zeit nehmen. Unterbrechungen und Störungen während des Gesprächs sollten vermieden werden, sodass eine ungestörte, angenehme Atmosphäre zustande kommen kann.
    Folgende Themen können u.a. Inhalt des Einführungsgesprächs sein:

    • Arbeitsorganisation (Arbeitszeiten, Dienstanweisungen…) erklären
    • Arbeitsschutzbelehrung durchführen
    • Regeln zum Umgang und Verhalten im Betrieb erläutern
    • Ablauf der ersten Tage und Wochen in der Ausbildung erklären
    • aufkommende Fragen des/der Auszubildenden beantworten

    Stellt der Betrieb mehrere Auszubildende ein, ist zu überlegen, diese Inhalte im Rahmen einer Einführungsveranstaltung zu klären. Im Laufe der ersten Ausbildungswoche können Einzelgespräche mit den Auszubildenden geführt werden, sodass sich Ausbildungsleitung und Auszubildende besser kennen lernen können.

    Aufwand?
    Zur Vorbereitung auf das Einführungsgespräch sollte genügend Zeit eingeplant werden. Neben der inhaltlichen Planung des Gesprächs müssen diverse Unterlagen zusammengetragen werden, welche neuen Auszubildenden übergeben werden sollen. Hinzu kommt dann noch die Zeit für das Gespräch selbst.

    Vorteile:
    Das Einführungsgespräch kann neuen Auszubildenden die Nervosität am 1. Ausbildungstag und eventuell vorhandende Ängste nehmen. Es ermöglicht das gegenseitige Kennenlernen von beiden Seiten und ist der erste Schritt, um eine Vertrauensbasis aufzubauen.

    Herausforderungen:
    keine


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Einführungsmappe

Die Ausbildungsmappe ist ein Werkzeug, das bei der Einarbeitung neuer Auszubildender unterstützt. Darin enthalten sind die wichtigsten Informationen zum Unternehmen und zur Ausbildung. Dies gibt den neuen Auszubildenden Orientierung und hilft ihnen, sich in der neuen Umgebung zurechtzufinden.

  • Wie?
    In der Mappe werden alle Inhalte zusammengetragen, welche für die Auszubildenden in der Startphase ihrer Ausbildung als Orientierung dienen. Dabei sollte darauf geachtet werden, nur die wichtigsten Informationen in die Mappe aufzunehmen. Sonst besteht die Gefahr, dass ein Übermaß an Informationen zu Verwirrung führt. Die Mappe kann entweder am ersten Ausbildungstag oder im Voraus (z. B. bei der Vertragsunterzeichnung) übergeben werden.
    Diese Inhalte können u.a. in die Ausbildungsmappe aufgenommen werden:

    • Allgemeine Informationen zum Ausbildungsbetrieb (Eckdaten, Unternehmenskultur, Organigramm..)
    • Relevante Ansprechpartner mit Fotos
    • Informationen zum Ausbildungsverlauf
    • Ausbildungsplan
    • Informationen über den Berufsschulbesuch
    • Rechte und Pflichten der/des Auszubildenden
    • Verhalten im Krankheitsfall und weitere betriebliche Regelungen

    Aufwand?
    Die Inhalte der Mappe müssen einmalig gesammelt und zusammengefasst werden. Jedoch sollte darauf geachtet werden, die Inhalte der Mappe regelmäßig zu aktualisieren.

    Vorteile:
    Durch die Ausbildungsmappe erhalten die Auszubildenden nicht nur in der Anfangsphase der Ausbildung eine Orientierungshilfe, auch im Verlauf der Ausbildung kann die Mappe genutzt werden. So können Auszubildenden Ausbildungsergebnisse dokumentieren und relevante Unterlagen (z. B. Notenübersicht aus der Berufsschule) in der Mappe sammeln.

    Herausforderungen:
    keine


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Einarbeitungsplan

Ein Einarbeitungsplan strukturiert die ersten Wochen neuer Auszubildender im Betrieb.

  • Wie?
    Der Einarbeitungsplan strukturiert die Vermittlung von fachlichen und betrieblichen Grundkenntnissen in den ersten Wochen und Monaten der Ausbildung. Der Plan kann in Form einer tabellarischen Übersicht gestaltet werden. Folgende Aspekte sollten dabei berücksichtigt werden:

    • Zu welchem Zeitpunkt soll der/die Auszubildende in bestimmte Aufgabengebiete eingeführt werden?
    • Welche Informationen werden hierzu benötigt?
    • Wer vermittelt diese Informationen?

    Dieser Plan unterstützt das Ausbildungspersonal bei der Unterweisung der Auszubildenden, da alle wichtigen Informationen und Aufgaben enthalten und benannt sind. So werden keine Inhalte übergangen.

    Aufwand?
    Die Erstellung eines Einarbeitungsplans für Auszubildende ist mit planerischem Aufwand verbunden. Dieser ist jedoch überschaubar.

    Vorteile:
    Indem der Betrieb die Einarbeitung neuer Auszubildender strukturiert, wird diese erfolgreicher und effektiver. Ein Einarbeitungsplan gibt den Auszubildenden Orientierung und erleichter so deren Start im Betrieb. Durch dieses Vorgehen können Auszubildende schon frühzeitig Aufgaben eigenständig übernehmen, wodurch sich deren Arbeitszufriedenheit und Motivation stärkt.

    Herausforderungen:
    keine


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Ausbildungspaten

Ausbildungspaten sind Ansprechpartner für die Auszubildenden „auf Augenhöhe“, insbesondere in den ersten Monaten während der Ausbildung.

  • Wie?
    Die Rolle eines Ausbildungspaten wird idealerweise von einer jungen Fachkraft oder Auszubildenden eines höheren Lehrjahres übernommen. Zudem ist es sinnvoll, für diese Aufgabe jemanden auszuwählen, der/die im selben Bereich wie der Auszubildende tätig ist. Der Ausbildungspate fungiert als Ansprechpartner und steht Auszubildenden insbesondere in der Anfangsphase der Ausbildung zur Seite. Zudem teilt er/sie eigene Erfahrungen aus der Ausbildung und beantwortet Fragen zur Ausbildung. Auch bei Problemen kann der Ausbildungspate helfen. Dabei darf jedoch nicht vergessen werden, dass die Verantwortung für die Ausbildung bei der Ausbildungsleitung bleibt.

    Aufwand?
    Durch eine Patenschaft entstehen dem Betrieb keine zusätzlichen Kosten. Jedoch sollte der Betrieb den Auszubildenden und deren Paten nach Bedarf Zeit freihalten, damit diese sich austauschen können.

    Vorteile:
    Stehen Auszubildenden Paten zur Seite, erleichtert dies den Einstieg in die Ausbildung. Durch einen festen Ansprechpartner auf Augenhöhe vermindern sich gegebenenfalls die Hemmungen, Fragen zu stellen und offen Probleme zu äußern. So kann der Pate auch als Bindeglied zur Ausbildungsleitung fungieren.

    Herausforderungen:
    keine


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Teambuilding Aktivitäten

Um neuen Auszubildenden den Start in die Ausbildung zu erleichtern und sie bestmöglich in das neue Team zu integrieren, bieten sich Gruppenaktivitäten an.

  • Wie?
    Teambuilding-Aktivitäten sollten so früh wie möglich am Anfang der Ausbildung stattfinden. Für die Gestaltung gibt es vielfältige Möglichkeiten: Ob gemeinsame Ausflüge, sportliche Aktivitäten, eine Feier oder ein gemeinsames Essen. Bei all diesen Aktivitäten geht es vor allem um das gegenseitige Kennenlernen. Die Planung kann beispielsweise durch Auszubildende des höheren Lehrjahres übernommen werden. So können diese eine Feier organisieren, zu der die neuen Auszubildenden und das Personal vor Beginn der Ausbildung eingeladen werden.

    Aufwand?
    Die Auszubildenden bzw. das Team müssen ggf. für die gemeinsame Aktivität freigestellt werden, sollte diese während der Arbeitszeit stattfinden. Je nach Gestaltung des gemeinsamen Erlebnisses fallen entsprechende Kosten und Planungsaufwand an.

    Vorteile:
    Gemeinsame Aktivitäten fördern das Zusammenwachsen der Gruppe ­ sei es unter den Auszubildenden oder mit dem Team, in das neue Auszubildende eingeführt werden sollen. Zudem werden das gegenseitige Vertrauen und das Wir-Gefühl gestärkt.

    Herausforderungen:
    Je nach Teambuilding-Aktivität entstehen Kosten, welche bedacht werden müssen.


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Probezeitgespräch

Besonders in der Ausbildung erhält die Probezeit einen erhöhten Stellenwert. Sie ist gesetzlich vorgeschrieben und ermöglicht das gegenseitige Kennenlernen von Betrieb und Auszubildenden. Zum Abschluss der Probezeit bietet sich ein ausführliches Gespräch an.

  • Wie?
    In der Probezeit kann das Ausbildungsverhältnis von beiden Seiten ohne wichtigen Grund beendet werden. Nach Ablauf der Probezeit ist dies nicht mehr möglich. Daher müssen beide Seiten rechtzeitig überlegen, ob das Ausbildungsverhältnis über die Probezeit hinaus weiterbestehen soll. Rechtzeitig vor Ende der Probezeit ist es daher sinnvoll ins Gespräch zu kommen, um die Überlegungen hier zu vergleichen und um über das Fortbestehen der Ausbildung zu sprechen.

    Das Probezeitgespräch findet idealerweise ca. 2 Wochen vor Ende der Probezeit zwischen Auszubildenden und Ausbildungsleitung statt. Der Betrieb sollte vorab auf Grundlage eines Beurteilungsbogens prüfen, ob der/die Auszubildende für die Ausbildung geeignet ist. Auf der anderen Seite erhält der/die Auszubildende die Möglichkeit, ein Feedback über eigenen Erfahrungen und Wünsche an die Ausbildung zu geben.

    Aufwand?
    Für ein Probezeitgespräch sind ca. 1-2 Stunden einzuplanen. Besonders für die Vorbereitung sollte man sich jedoch ausreichend Zeit nehmen, um die Beurteilung von Auszubildenden vorzunehmen.

    Vorteile:
    Durch ein Probezeitgespräch wird die Probezeit von Seiten des Betriebes und der Auszubildenden gemeinsam reflektiert. So können mögliche Probleme aufgedeckt und entgegengewirkt werden.

    Herausforderungen:
    Die Entscheidung über einen Ausbildungsabbruch ist sorgfältig zu überdenken. Häufig unterstützen externe Ausbildungsträger, zusätzliche Unterstützungsleistungen und Ausbildungseinheiten die Entwicklung eines Auszubildenden.


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